Личные архивы в Exchange 2010 (Personal Archive)

Для того, чтобы отделить устаревшие элементы в почтовых ящиках пользователей от актуальных, ранее в MS Outlook применялся механизм архивации почты, в результате которого, все элементы с определенным сроком давности перемещались в локальный PST файл и тем самым удалялись с сервера Exchange. Этот механизм работает и сейчас, но он является устаревшим и малоэффективным, хотя бы просто потому, что локальными PST файлами уже нельзя управлять с сервера Exchange. На смену, или точнее на помощь, этому функционалу в Exchange 2010 пришла новая технология создания личного архива (Personal Archive), которая сильно заинтересовала администраторов Exchange 2010, а с учетом изменений, которые были внесены в неё в SP1, она стала очень полезной и для организации в целом.

Примечание: Необходимо знать, что использование личных архивов требует наличия Enterprise CAL для почтовых ящиков.
Для перемещения писем из основного почтового ящика пользователя в архивный используются политики архивации. Политики архивации — это политики хранения, о которых было рассказано в первой части. Данные политики реализованные путем создания тегов хранения, задающих действие переместить в архив (MoveToArchive). После включения личного архива почтовому ящику автоматически присваивается политика архивации по умолчанию, которая определяется следующими тэгами:

Имя тега хранения	Тип тега	Описание
Перемещать в архив по умолчанию через 2 года	По умолчанию	Сообщения автоматически перемещаются в архивный почтовый ящик через 2 года. Применяется к тем элементам во всем почтовом ящике, к которым не был применен тег хранения, явный или унаследованный от папки.
Перемещать в архив личные через 1 год	Личные	Сообщения автоматически перемещаются в архивный почтовый ящик через 365 дней.
Перемещать в архив личные через 5 лет	Личные	Сообщения автоматически перемещаются в архивный почтовый ящик через пять лет.
Никогда не перемещать личные в архив	Личные	Сообщения никогда не перемещаются в архивный почтовый ящик.

Примечание: Указанные выше тэги являются системными, следовательно, чтобы они присутствовали в выводе командлета Get-RetentionPolicyTag, необходимо использовать параметр IncludeSystemTags.

Создание личного архива для почтовых ящиков

По умолчанию личные архивы отключены для всех почтовых ящиков. Включение личного архива может быть выполнено двумя способами:
1. Во время создания нового почтового ящика для нового пользователя
Во время создания нового пользователя в Exchange 2010, визард предлагает настроить параметры архива, а в SP1 ещё и указать в какой базе данных архив будет размещен:

Рис.1: Создание личного архива для нового пользователя и размещение его в отдельной базе данных.

Возможность выбора базы данных почтовых ящиков для размещения архива является очень важным изменением, внесенным в Service Pack 1 для Exchange 2010, т.к. ранее можно было хранить личный архив только в той же самой базе данных, в которой находился основной почтовый ящик.
2. Включение лично архива для уже имеющегося почтового ящика
Если пользователь в AD уже существует, то придется сначала создать для него почтовый ящик, а потом активировать функцию личного архива. Делается это из контекстного меню почтового ящика, как показано на рисунке:

Рис.2: Активация функции личного архива для имеющегося почтового ящика.

Либо при помощи команды:
Enable-Mailbox -Identity “User1” -Archive
Проверить место расположения архива можно либо в свойствах почтового ящика, либо командой
Get-Mailbox “User1” | fl Name,Database,ArchiveDatabase

Рис.3: информация о базах данных, которым принадлежит почтовый ящик.

Переместить архивный почтовый ящик в другую базу данных можно командой:
Get-Mailbox “User1” | New-MoveReques –ArchiveOnly –ArchiveTargetDatabase MDB1

Рис.4: Перемещение личного архива в другую базу данных при помощи EMS.

Либо при помощи EMC создав Новый локальный запрос на перемещение (New Local Move Request) и выбрав опцию Переместить только архивный почтовый ящик (Move only archive mailbox):

Рис.5: Перемещение личного архива в другую базу данных при помощи EMC.

Настройка квот для личного архива

Поскольку личные архивы по умолчанию создаются с неограниченным хранилищем, необходимо настроить квоты хранилища личного архива, чтобы предотвратить неконтролируемое разрастание базы данных. Квоты бывают двух видов:

• Квота предупреждения архива – Когда личный архив превышает указанную квоту предупреждения, это событие регистрируется в журнале для администратора Exchange, а в почтовый ящик пользователя отправляется предупреждающее сообщение.
• Квота архива – Когда личный архив превышает указанную квоту архива, то сообщения больше не перемещаются в архив, а в почтовый ящик пользователя отправляется предупреждающее сообщение.

Для настройки квот можно использовать графическую консоль Exchange (Свойства почтового ящика – Mailbox Settings – Archive Quota):

Рис.6: Настройка квоты для личного архива

Но таким образом можно настроить только размер архива, при котором отправляется уведомление, и это не совсем удобно в случае, когда пользователей много. Чтобы настроить оба вида квот для всех почтовых ящиков, нужно воспользоваться командой:
Get-Mailbox | Set-Mailbox -ArchiveQuota 1GB -ArchiveWarningQuota 950MB

Отключение и подключение личных архивов

Личные архивы можно отключить от почтовых ящиков. После отключения личный архив остается в базе данных почтовых ящиков по умолчанию в течении 30 дней. В это время его можно восстановить, связав с существующим почтовым ящиком.
Примечание: Если отключить личный архив, а потом его включить, то почтовый ящик получит новый архив.
Для отключения личного архива можно воспользоваться командой:
Disable-Mailbox -Identity "User1" -Archive
Либо графической консолью управления Exchange, для этого нужно нажать на почтовый ящик пользователя правой кнопкой мыши и выбрать действие Disable Archive.
Для возвращения личного архива почтовому ящику сначала необходимо его найти среди отключенных почтовых ящиков. Для этого можно воспользоваться графической консолью (Recipient Configuration - Disconnected Mailbox):

Рис.7: Расположение отключенных почтовых ящиков.

Примечание: Возможно, сначала придется перезапустить службу Microsoft Exchange Information Store и выполнить команду Clean-MailboxDatabase.
а затем выполнить действие Connect to Primary Mailbox.
Подключить архивный почтовый ящик можно и при помощи EMS, для этого необходимо выполнить те же действия:
1. Узнаем имя отключенного архива
Get-MailboxDatabase "MDB2" | Get-MailboxStatistics | Where {($_.DisconnectDate -ne $null) -and ($_.IsArchiveMailbox -eq $true)} Format-List
В данном примере выполняется поиск всех отключенных личных архивов в базе данных почтовых ящиков MDB2 и отображаются все дополнительные сведения о личных архивах, такие как идентификатор GUID и количество элементов.
2. Подключение личного архива к основному почтовому ящику.
Connect-Mailbox -Identity "8734c04e-981e-4ccf-a547-1c1ac7ebf3e2" -Archive -User "User1" -Database "MDB2"
В этом примере выполняется подключение архива пользователя User1 к основному почтовому ящику этого пользователя, и в качестве удостоверения личного архива используется идентификатор GUID.
Примечание: Придется подождать, пока закончится репликация Active Directory, прежде чем пользователь сможет получить доступ к этому личному архиву.

Название личного архива

Чтобы было удобнее ориентироваться в большом количестве архивных почтовых ящиков, их названия можно изменить в Cвойствах почтового ящика – Mailbox Features – Archive:

Рис.8: Изменение имени личного архива.

Использование личного архива на практике

Доступ к архивному почтовому ящику может быть осуществлен только при использовании MS Outlook 2010 либо Outlook Web App:

Рис.9: Отображение личного архива в Outlook Web App.

Сообщения могут быть помещены в архив либо пользователями в ручном режиме, либо автоматически при помощи политик хранения. Как говорилось выше, при активации функции личного архива, автоматически создается политика хранения по умолчанию, основанная на тэгах хранения. Вы можете изменить эти тэги, либо создать свои, о том как это сделать было написано в первой части - «Управление почтовыми ящиками в Exchange 2010 – Политики хранения».

Заключение

При помощи использования личных архивов, администраторы Exchange 2010 SP1 могут значительно снизить нагрузку на дисковую подсистему сервера, путем переноса устаревшей корреспонденции в отдельную базу данных почтовых ящиков, расположенную на более дешевых хранилищах. При этом они могут избежать проблемы потери контроля над содержимым архивных почтовых ящиков, что было бы неизбежно в случае переноса записей в локальный PST файл.

PS. Полный цикл статей по теме “Управление почтовыми ящиками” вы можете скачать в формате PDF.