вторник, 13 апреля 2010 г.

MS Exchange 2010 и Outlook 2010 - планирование встреч.

Просмотр расписания группы сотрудников.

В Microsoft 2010 есть новая функция - Расписание (Schedule View), которая делает процесс планирования собраний со своими коллегами и подчиненными более наглядным и быстрым. Фактически Schedule View – это горизонтальное представление нескольких календарей на одной странице (раньше было только вертикальное). Для того, чтобы перейти в режим просмотра Schedule View, нужно в календаре нажать соответствующую кнопку (1):
Рис.1: Просмотр расписания сотрудников
В расписание можно добавить пользователей в ручную, воспользовавшись полем (3), либо выбрать одну из имеющихся групп календарей. Группу календарей (Team calendar) можно создать при помощи кнопки Календари групп -> Создать новую группу календарей (2). Группы календарей также удобно использовать для быстрого просмотра занятости своих подчиненных либо коллег в привычном вертикальном виде.

Планирование собраний и бронирование переговорных

В Microsoft Office Outlook 2007 или более ранних версиях для того, чтобы при подготовке встречи найти доступный конференц-зал, требовалось добавлять все возможные конференц-залы в приглашение на собрание и затем использовать помощник по планированию для просмотра доступных конференц-залов.
В Microsoft Exchange Server 2010 список всех конференц-залов можно добавить в группу рассылки и пользователи Outlook 2010 смогут получать информацию о доступности помещений без необходимости добавлять все помещения вручную.
В группу рассылки списка помещений можно добавлять только почтовые ящики этих помещений.
Рассмотрим процесс планирования совещания (Scheduling a meeting), при помощи озвученной ранее функции Расписание (Scheduling View):
Рис.2: Планирование собраний
1. Выбираем представление День;
2. Нажимаем кнопку Расписание;
3. Выбираем группу календарей Мои сотрудники и оцениваем занятость сотрудников отдела;
4. Мышкой выделяем диапазон свободного времени;
5. Нажимаем правой кнопкой мыши и выбираем пункт Создать собрание со всеми.
Далее открывается знакомое окно планирования встреч. В MS Outlook 2010 по умолчанию нажата кнопка Поиск комнаты и справа открыт мастер выбора помещений. В данном мастере мы можем:
  • выбрать здание, в котором планируется встреча;
  • выбрать переговорную комнату/конференц-зал;
  • выбрать предложенное мастером свободное время.
Рис.3: Планирование переговорных комнат.
Таким образом, используя MS Outlook 2010 и Exchange 2010, стало гораздо проще бронировать помещения и ресурсы организации. Теперь вы будете точно знать где именно у вас пройдет встреча, и можете не беспокоится о том, что помещение будет занято.

Как это работает с технической точки зрения

Функционал бронирования помещений и ресурсов работает на базе групп рассылки (Distribution Groups), которым присваивается специальный параметр RoomList и группа рассылки превращается в список помещений (Room List). Вы можете сразу создать список помещений командой:
New-DistributionGroup -Name "Main Office" -OrganizaitonalUnit "test-mail.local/rooms" -RoomList
либо конвертировать уже имеющуюся группу рассылки:
Set-DistributionGroup -Identity "Main Office" –RoomList

Рис.4: Пример конвертации группы рассылки в список помещений.
Примечание: Будет правильно для помещений создать отдельную OU в AD, например, с названием Rooms.
После создания списка помещений его нужно заполнить. Для этого воспользуемся мастером создания нового почтового ящика в Exchange 2010 и выберем тип ящика Room Mailbox. Данный тип создан специально для списков помещений и при его создании учетная запись в AD создается отключенной. Также данный тип имеет свою иконку в адресно книге, что очень удобно.

Рис.5: Создание Room Mailbox.
Во время создания Room Maibox не забудьте разместить его учетную запись в соответствующей OU (Rooms).
После создания всех переговорных в здании, необходимо их добавить в список помещений, для этого вернемся в Recipient Configuration -> Distribution Group и откроем свойства нужного списка помещений, в закладке Members необходимо добавить нужные переговорные.

Рис.6: Добавление переговорных в список помещений.
Таким образом, создав нужное количество зданий/филиалов в виде списков помещений (Room List) и заполнив их переговорными комнатами в виде Room Mailbox`ов можно здорово облегчить жизнь себе и другим сотрудникам фирмы.

2 комментария:

Sergei Leshchinsky комментирует...

Спасибо за наглядный рассказ. Все оказалось не просто а очень просто :)

Анонимный комментирует...

Здравствуйте, Алексей. Не знаю оносится ли вопрос к теме, но все же: У меня возникла проблема в outlooke 2007 я когда захожу во вкладку календарь вижу календари добавленных мной пользователей. но когда я назначаю собрание, в помощнике по планированию пишет не удается получить сведения о доступности? И я не вижу расписания того кому назначаю собрание. И в OWA я вижу расписание получателя, но нет возможности перемещать расписание. В чем может быть причина?

Очень надеюсь на Ваш ответ.

С уважением, Александр.

Отправить комментарий