пятница, 15 апреля 2011 г.

Shared Mailbox – замена Public Folders

imageДостаточно давно ходят слухи, что компания Microsoft планирует отказаться от поддержки Public Folders в будущих версиях сервера Exchange. Вот уже в Exchange 2010 много «вкусностей», доступных для баз данных почтовых ящиков, не применимы к базам данных общих папок, и дальше, я уверен, этот разрыв будет только расти. На мой взгляд, стоит задуматься о вариантах реализации задач, возложенных на общие папки, без их использования. Сегодня я предлагаю начать эту тему и рассмотреть один из классических случаев, когда общая папка используется в качестве почтового ящика для целого структурного подразделения компании, к примеру, это может быть общая папка с адресом support@firma.ru, на который все сотрудники отправляют заявки в службу тех.поддержки.

На мой взгляд, данная задача, хоть и с некоторыми ограничениями, но всеже легко реализуется без использования общих папок. В Exchange 2010, также как и в 2007-й версии, есть особый тип почтовых ящиков – shared mailbox, только про них знают далеко не все, т.к. эта функция мало документирована. Фактически, shared mailbox (общий почтовый ящик) представляет из себя обычный почтовый ящик, но с отключенной учетной записью пользователя в Active Directory. Раз учетная запись, связанная с ящиком изначально создается отключенной, соответственно, нам не нужно для неё указывать пароль, что упрощает создание почтового ящика. Через графический интерфейс управления Exchange (EMC), создать общий почтовый ящик не получится, сделать это можно только через командную консоль (EMS). Создание shared mailbox осуществляется следующей командой:

New-Mailbox –Name ”Support Mailbox” –UserPrincipalName support@test.localShared

clip_image002

Теперь мы можем открыть Exchange Management Console и найти наш новый ящик.

clip_image004

Рис.1: Вид Shared Mailbox из графической консоли управления.

Следующим этапом, после создания общего ящика необходимо выдать на него нужные нам разрешения. Естественно, что правильнее будет разрешения выдавать не конкретным пользователям, а группам. После того, как все будет сделано, каждому пользователю необходимо будет подключить данный почтовый ящик в Outlook.

ВАЖНО! При этом, если сотрудникам тех. поддержки нужно будет ещё и отправлять письма от имени группы, то следует аналогично отредактировать Send As Permissions. Чтобы изменения вступили в силу нужно перезапустить службу Microsoft Exchange Information Store.

Подключение дополнительного почтового ящика в MS Outlook 2007

Как известно, MS Outlook 2007 не поддерживает работу более чем с одним почтовым ящиком Exchange одновременно, следовательно, данный почтовый ящик придется подключать как дополнительный. Делается это на вкладке Дополнительно в свойствах учетной записи Exchange (рис.2):

clip_image006

Рис.2: Подключение дополнительного почтового ящика в MS Outlook 2007.

Данный способ плох тем, что отправленные от имени почтового ящика письма ни кто кроме автора не увидит, т.к. они будут лежать только в его личной папке Отправленные.

Ситуация меняется если у вас установлен MS Office 2010.

Подключение дополнительной учетной записи Exchange в MS Outlook 2010

В MS Outlook 2010 можно подключить несколько учетных записей Exchange одновременно (рис.3), что значительно упрощает нашу задачу.

clip_image007

Рис.3: Подключение нескольких учетных записей Exchange в MS Outlook 2010.

Теперь, при просмотре подключенного почтового ящика, вроде бы ничего не изменилось, но вот если нажать кнопку Ответить, то мы видим, что в поле От автоматически подставляется почтовый ящик (рис.4), в котором мы сейчас находимся, и что ещё более важно, это то, что отправленное письмо будет размещено не в основном почтовом ящике пользователя, а именно в том, из которого шла отправка. В результате все коллеги смогут увидеть историю переписки!

clip_image008

Рис.4: Отправка письма из второй учетной записи Exchange.

Outlook Web App

Что касается Outlook Web App, то тут совсем просто воспользоваться общим почтовым ящиком – просто откройте другой почтовый ящик, как показано на рис.5.

clip_image010

Рис.5: Открываем дополнительный почтовый ящик через Outlook Web App.

Заключение

Это все что я хотел рассказать про Shared Mailbox. В следующей статье опишу процесс автоматического подключение дополнительных почтовых ящиков клиентам Outlook 2010, работающим на сервере Exchange 2010 SP1.

30 комментариев:

Stanislav Buldakov комментирует...

Лёх, уточнения:
1. "Данный способ плох тем, что отправленные от имени почтового ящика письма ни кто кроме автора не увидит, т.к. они будут лежать только в его личной папке Отправленные" - это не совсем так. Для Outlook 2007 существует хотфикс - http://support.microsoft.com/?kbid=972148 который эту проблему решает.
2. Описанный тобой способ как альтернатива общим папкам не прокатывает, если письмо должно быть прочитано не одним человеком. В Общем почтовом ящике письмо непрочтено до тех пор пока его кто-нибудь первый не прочитает, для следующих оно будет выглядеть как уже прочтённое. В общих папках такой проблемы нет - там оно выглядит непрочтённым, до тех пор пока ты его не прочитаешь, и не зависит от того, читал ли кто другой его ранее.

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

Стас, спсибо за дельный коммент!
1. Не знал... теперь хотфикс займет свое почетное место у меня в меморисах.
2. Это конечно да, но данная проблема - не самое страшное что может случиться. Перед публикацией поста, коллеги у меня на работе, также назвали достаточно много вещей которые нельзя реализовать без общих папок. Но ими далеко не все пользуются, а тем кто пользуется, рано или поздно все ревно придется искать другие методы реализации отлаженных процессов. ИМХО, все сводится к тому, что MS нас плавно сманивает в сторону использования порталов на базе SharePoint`a.

Aleksandr комментирует...

Хорошая статья, но вопрос таков... есть общий ящик, даны полные права к примеру 4 сотрудникам для работы с этим ящиком, и настроен для этого ящика behalf для этих 4 сотрудников. Если в Outlook мы добавим просто второй ящик exchange у всех сотрудников которые с ним должны работать, то как можно отследить какой сотрудник кому что отправлял?

Pavel Nagaev комментирует...

Нужно копировать отправляемые письма из Sent items личного ящика в Sent Items общего. Это можно настроить автоматически.

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

Паша, спасибо за коммент!
Александр, я может не совсем понял вопрос, но разве указанный в самом первом комменте Станиславом Булдаковым хотфикс вам не поможет? Или принципиально делать behalf?
PS Какой Outlook?

Александр комментирует...

Outlook 2010.
хотфикс действует когда ящик добавляем как дополнительный, как это описано для 2007 outlook'a.
А я веду речь о том если мы добавлять будем просто как вторую учетку exchange)

Даже если сделать как доп. ящик то как можно настроить outlook чтобы видеть в общем ящике в отправленных какой именно пользователь отправлял письмо?

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

Вот теперь я понял что вам нужно видеть именно какой сотрудник ответил, а не просто ответ. К сожалению на этот вопрос у меня нет варианта решения. Можно только порекомендовать, чтобы при ответе пользователи указывали бы свои данные, например в теме.

Александр комментирует...

Спасибо за ответ:) Жаль что нет такого решения) ну да ладно:) и огромное спасибо за блог) много полезного вычитал ) Дальнейших хороших статей блогу:)

Дмитрий комментирует...

Мне кажется вы ушли в часности.
Давайте разберем какой функциаонал общих папок вызывает проблемы при внедрении 2010 версии сервера без общих папок?

Календари?
Общие папки хранения документов?
Формы? (о да есть еще и такое)
Общий адрес для группы пользователей?
Что еще?.

Если только приведенные примеры, то должен заметить.
Средой для совместной работы уже года как 2 Microsoft двигает SharePoit.
Если это уложить в голову сразу становится понятно что просто забыли купить поставить и настроить ShapePoit (ну или установить и настроить фоундейшен).

Настроить пометить сообщение прочитаным только если на него ответили.. вот ваша задача о которой вы тут говорите.
Вот это можно обсудить. А по теме я написал выше.

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

Дмитрий, не совсем понимаю о чем вы сейчас?
Если только об этом:
>Средой для совместной работы уже года как 2 Microsoft двигает SharePoit.
То:
1. Я эту мысль выразил во втором посте к статье.
2. SharePoint - это хорошо, но это другая тема! Советовать внедрять SharePoint просто потому, что есть подозрение, что Exchange скоро перестанет поддерживать Public Folders как-то очень смело, не находите? :) ИМХО, нужны ещё и другие не мене веские причины.

Дмитрий комментирует...

Я о том что каждый из продуктов Microsoft линейки 2010+ получил достаточно узкую направленность.
Exchange - транспортное средство обмена сообщениями или компонент унифицированных комуникаций. У него есть заданые роли.
Как компонент груповой работы он обесечивает обмен разными типами соообщений на это он и создан. Точка.

То что касается паблик фолдеров. Это просто эволюция. на момент создания небыло никаких альтернатив.
Какое-то время данное решение наследовалось до появления законченного решения для групповой работы.
Теперь это решение есть. И по этой причине функционал который реализован в решении на базе SharePoit из Exchange убирают (добавляя интеграцию 2х продуктов) что очень логично.
Как сказал выше каждый занимается своим делом.

Структура проста.

Голос - Видео -- ShotMessage -- Lync
Сообщения -- почта --- голосовая почта Exchange
Груповая работа -- SharePoint

Как говорят -- простое решение простых задач.
Для каждой задачи должно быть решение и только одно.

Зы. Я понимаю реали нашей страны. все что мы обсуждаем это решения для организаций Среднего и Большого Размена. Для малых компаний есть SBS.
Но у нас понятия малый средний большой несколько другие.

Смотря на всю структуру в голове опять тот-же вопрос. Если Exchange занимается различными типами соообщений ну почему короткие сообщения это Lync.

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

Дмитрий, я с вами согласен в том плане, что каждому свое и что универсальных средств не бывает, но к сожалению, это все философия...
ИМХО реалии таковы, что у многих компаний со времен Exch 2003 была куча Public Folders`ов и они ими удачно пользовались не заморачиваясь на SharePoint. А вот теперь, когда руководитель IT отдела придет к директору и скажет - "Нам бы Exch обновить до 2010, но для этого надо ещё и SharePoint внедрить за N баксов", то я уверен, что ответ будет примерно следующий - "А нахрена?"

Дмитрий комментирует...

Я тоже могу и вас понять. хочется с 5.5 до 2010 обновится без проблем и затрат.. но такого не бывает.
Относительно замены паблик фолдер я все-таки очень рекомендую посмотреть на безплатную версию http://technet.microsoft.com/ru-ru/sharepoint/ee263910

Microsoft SharePoint Foundation 2010

В ряде компаний таковые действия привели к внедрению полной версии.

От себя могу только добавить что интеграция заставила сильно "подумать" и "пороботать"

vjtek комментирует...

Буквально вчера завел Shared Mailbox support@domain.ru. Подключил его 3-им пользователям и у каждого в реестре добавил запись:
Key: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Preferences
Name: DelegateSentItemsStyle
Type: DWORD
Value: 1
Все работает. Отправленные письма сохраняются в ящике support@domain.ru.

vjtek комментирует...

кстати Exchange 2010 SP2 и Outlook 2010.

Максим комментирует...

спасибо за статью! все четко расписано :) единственное можно дополнить было бы необходимыми ключами реестра, для того чтобы отправленные письма сохранялись в папке Отправленные общего ящика, а не личного. Для Outlook 2007 этот ключ таков:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\Preference
Необходимо создать параметр
Имя: DelegateSentItemsStyle
Тип: REG_DWORD
Значение: 1

Владислав комментирует...

Здравствуйте, помогите советом.
Exchange 2007
Outlook 2010
В календаре общего ящика, задачи "К исполнению" добавленные через контакт, отображаются по два раза, как с этим можно бороться?

IT_Prof комментирует...

Может есть способ сделать так, чтобы статус прочитанности письма был индивидуален для каждого сотрудника, у кого подключен shared-ящик?

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

В Publik Folder`x так... насчет shared-ящика - не скажу. Возможно в Exchange 2013 это поведение поменяли.

Natalia комментирует...

Алексей, подскажи пожалуйста, возможно ли синхронизировать общий ящик (shared mailbox) наряду с основной учетной записью через activesync?

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

К сожалению я не знаю как это сделать.

Vladimir Pakhomov комментирует...

Добрый день!
У нас (как раз для возможности синхронизации) в AD был создан пользователь IT и ему присвоена почта it@xxx.la. И эта учетка на телефоне настраивается просто второй ученой записью и прекрасно синхронизируется.

Анонимный комментирует...

Здравствуйте! Спасибо за полезную статью. Подскажите пожалуйста, возможно ли существующий почтовый ящик пользователя сделать sared mailbox (поменять его назначение).

Анонимный комментирует...

Вот всегда говорили сначала поищи потом задавай вопрос! Нашел решение может кому пригодиться, а мне наука "учись пользоваться поиском" ))
Set-Mailbox Support -Type Shared

Анонимный комментирует...

Здравствуйте! Мой вопрос может показаться совсем глупым, но все же. Алексей, вы пишите что "правильнее будет разрешения выдавать не конкретным пользователям, а группам", так вот вопрос. Какой должна быть область действия группы, и её тип? Дело в том, что добавляя разрешения на общий почтовый ящик группе даже после перезапуска службы MS Infomation Store, при подключении пользователю почтового ящика Outlook запрашивает пароль. А если в разрешениях прописываю конкретного пользователя пароль не запрашивается.

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

Это должна быть Global Security Group. Пароль запрашиваться не должен. Если это так, то напишите мне на электронную почту, попробуем решить вашу проблему.

Алимов Александр комментирует...

Алексей спасибо отличная статья.
Есть вопрос лишь косвенно связанный с этой статьей.
- Где прочитать про механизм добавления дополнительного ящика (но не того что вы описываете для 2007, а того что появляется автоматически после того как я назначаю полные права на ящик через EMS, без добавления учетки в outlook )

Тоесь - если у меня outlook подключен к учетке 1@contoso.ru и в EMS я дам себе полный доступ к ящику 2@contoso.ru - он через некоторое время появится у меня в outlook.
Так вот ВОПРОСЫ
- как вообще этот механизм называется?
- через какое время ящик появится/удалится после применения прав (что на это влияет)
-почему у меня несколько ящиков отображаются в outlook а астольные нет (на все выдавал права Get-Mailbox | Add-MailboxPermission -User -AccessRights Fullaccess -InheritanceType all).

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

Механизм называется Auto-Mapping - http://technet.microsoft.com/en-us/library/hh529943(v=exchg.141).aspx

Анонимный комментирует...

Мдя. На 13-ом эксче и 10-м и 13-м оутлуке общий п/я не подошёл, а делегированный п/я пользователя работает очень странно, а именно:
где-то в делегированный п/я не подставляется подпись и адрес в поле "ОТ" от этого п/я, т.е. эти два параметра берутся от пользователя.
А где-то адрес в поле "ОТ" подставился, путём назначения делегированному п/я типа "основной", но подпись всё равно берётся из учётки пользователя.

А в общем п/я ни адрес, ни подпись не подставляются.

В тоже время где-то делегированный п/я работает нормально.
Что интересно новая ОС не помогает, хотя профиль не перемещаемый, впрочем как и удаление самого профиля

Анонимный комментирует...

Добрый день по поводу SharedMailbox и сохранения писем в отправленных можно еще использовать такую команду
set-MailboxSentItemsConfiguration -Identity MAILBOXNAME -SendAsItemsCopiedTo SenderAndFrom -SendOnBehalfOfItemsCopiedTo SenderAndFrom

Отправить комментарий