Редактирование правил и оповещений MS Outlook 2010 с сервера Exchange 2010

В прошлых статьях мы обратились к теме управления записями, находящимися в почтовых ящиках пользователей и посмотрели варианты реализации задач, связанных со сроками хранения содержимого почтовых ящиков, его архивацией, поиском и восстановлением. Сегодня мы продолжим разговор про управление почтовыми ящиками и обратимся к теме конфигурирования правил и оповещений для папки Входящие (Manage Rules & Alerts).
Все мы знаем, как удобно использовать правила, например, для сортировки писем по подпапкам, или для назначения письмам от руководителя определенной метки. Уверен, что многие успешно применяют этот функционал, но практика показывает, что есть и такие, кто даже не подозревают о существовании такой возможности, а некоторые просто делают ошибки при настройке правил, тем самым создавая лишние проблемы службе технической поддержки. Раньше приходилось идти к пользователю и объяснять, что такое правила и оповещения в MS Outlook, либо руками редактировать то, что он сам наделал. С приходом Exchange 2010 эта ситуация изменилась и теперь администраторы прямо с сервера могут управлять настройкой правил и оповещений Outlook 2010.

Восстановление удаленных и модифицированных элементов в Exchange 2010

В прошлой статье – «Поиск в нескольких почтовых ящиках в Exchange 2010» мы начали обсуждать проблему контроля над оборотом конфиденциальных данных, и было рассказано про возможности Exchange 2010 в расследовании утечки информации методом поиска в почтовых ящиках пользователей. Но один лишь поиск определенных фраз не всегда решает задачу, стоящую перед сотрудниками службы внутренней безопасности. Чтобы предупредить удаление или модификацию записей в почтовых ящиках, Exchange 2010 предлагает администраторам функционал Юридического удержания (Litigation Hold) и восстановления отельных элементов (Single item recovery).

Поиск в нескольких почтовых ящиках в Exchange 2010 (Multi-Mailbox Search)

Реалии ведения современного бизнеса таковы, что зачастую стоимость одного документа с конфиденциальными данными является просто огромной. Одним из каналов утечки этих самых конфиденциальных данных может служить корпоративная почта. В связи с этим, перед сотрудниками службы внутренней безопасности встает задача мониторинга входящей и исходящей корреспонденции. Для решения задач мониторинга переписки пользователей в Exchange 2010 существует функция поиска по нескольким почтовым ящикам.

Личные архивы в Exchange 2010 (Personal Archive)

Для того, чтобы отделить устаревшие элементы в почтовых ящиках пользователей от актуальных, ранее в MS Outlook применялся механизм архивации почты, в результате которого, все элементы с определенным сроком давности перемещались в локальный PST файл и тем самым удалялись с сервера Exchange. Этот механизм работает и сейчас, но он является устаревшим и малоэффективным, хотя бы просто потому, что локальными PST файлами уже нельзя управлять с сервера Exchange. На смену, или точнее на помощь, этому функционалу в Exchange 2010 пришла новая технология создания личного архива (Personal Archive), которая сильно заинтересовала администраторов Exchange 2010, а с учетом изменений, которые были внесены в неё в SP1, она стала очень полезной и для организации в целом.

Политики хранения в Exchange 2010 (Retention policies)

Зачастую, в связи с нехваткой дискового пространства в системе хранения данных, администраторы Exchange 2010 вынуждены накладывать на размер почтовых ящиков пользователей достаточно жесткие квоты. Естественно, что мало кто из сотрудников задумывает о том, сколько места на полке СХД занимает их почтовый ящик и совсем редкие сотрудники готовы тратить свое время на то, чтобы регулярно наводить в нем порядок. При этом у пользователей существует задача длительного хранения определенных записей, касающихся важных бизнес процессов, а перемещение их в локальный PST файл несет с собой ряд неудобств, хорошо знакомых всем администраторам Exchange.
Для решения этой проблемы разработчики сервера Exchange 2010 предлагают использовать функционал управления записями сообщений - Messaging Records Management (MRM). MRM включает в себя две основополагающие технологии:

Управление почтовыми ящиками в Exchange 2010 - Введение

Через почтовую систему предприятия постоянно проходит огромное количество информации, часть писем являются простыми информационными рассылками и могут быть удалены с сервера по прошествии небольшого количества времени, другие же напротив имеют определенную ценность для получателей и должны храниться в течении длительного срока. В современных условиях ведения бизнеса, обмен информацией это ещё и достаточно деликатная вещь, как с юридической точки зрения, так и с экономической. В связи с этим, руководство предприятия должно иметь возможность контролировать переписку пользователей с целью предупредить или же расследовать утечку конфиденциальных данных.

Использование Forefront Client Security без консоли управления

Система Forefront Client Security (FCS) обеспечивает простую в управлении единую защиту от вредоносного ПО для настольных ПК, переносных ПК и серверных операционных систем в организациях. Forefront Client Security очень надежно и эффективно защищает работу бизнес-систем благодаря упрощенному администрированию, централизованному управлению и наглядному представлению угроз и уязвимостей системы.  FCS рассчитан на организации среднего и крупного размера в связи с этим для небольших компаний (при небольшой количестве клиентов) его стоимость оказывается достаточно высокой и не может конкурировать с антивирусными решениями других производителей.