среда, 8 декабря 2010 г.

Управление клиентскими подписями MS Outlook при помощи GPP

imageВ прошлой статье «Disclaimer в Exchange 2010, как механизм создания подписей» было рассказано, как добавить определенную подпись ко всем сообщениям, проходящим через транспортный сервер-концентратор. Сейчас я хочу поговорить на тему того, как управлять уже имеющимися подписями в MS Outlook`e.

Избавляемся от уже имеющихся пользовательских подписей

Почему управлять имеющимися подписями необходимо? Потому, что зачастую у пользователя уже есть настроенная подпись для писем и в случае использования disclaimer`a, будет очень не красиво, если письмо придет сразу с двумя подписями. Чтобы такого не произошло, я предлагаю поступить решительно, и попросту удалить все пользовательские подписи. Возможно это не лучший вариант, если вы предложите свой – буду вам весьма признателен.

Файлы подписей MS Outlook хранит в папке %AppData%\Microsoft\Signatures, в профиле пользователя на локальном компьютере (рис.1).

clip_image001

Рис.1: Папка с файлами подписи в профиле пользователя.

Раз так, то не составит труда модифицировать содержимое этой директории. Для этого необходимо воспользоваться групповыми политиками, а если быть точнее, то Group Policy Preferences.

Думаю, что не нужно рассказывать, как создать объект групповой политики и, куда его нужно применить, чтобы он заработал. Перейдем сразу к настройке.

Для того, чтобы избавиться от пользовательских подписей, нужно удалить все содержимое папки %AppData%\Microsoft\Signatures на локальных компьютерах. Для этого откроем на редактирование объект групповой политики и перейдем в раздел Preferences - Windows Settings – Folders, здесь создадим новый объект - папку, у которой в действиях укажем Replace (Заменить), введем выше озвученный путь и выберем параметры замены – Delete all files in folder(s) и Allow deletion of read-only files/folders (рис.2).

clip_image002

Рис.2: Удаляем содержимое папки при помощи Group Policy Preferences.

В результате, после применения групповой политики, в профиле пользователя будет удалена указанная папка, её содержимое и соответственно все подписи в MS Outlook.

Импорт подписи на локальные компьютеры пользователей

В прошлой статье я акцентировал внимание на то, что в подпись, созданную при помощи disclaimer`a можно вставить изображение при помощи тэга <IMG>, но это не очень удобно, т.к. велика вероятность того, что изображение не будет загружено получателем во время открытия письма.

Для решения этой проблемы я предлагаю вложить в письмо логотип компании путем создания штатной подписи в MS Outlook, содержащей только изображение. Другими словами, нужное изображение будет интегрировано в письмо как классическая подпись MS Outlook`a, а текстовая часть будет добавлена при помощи disclaimer`a, т.е. подпись будет составной. Согласен, решение не самое изящное, так что если у кого-то есть другое – добро пожаловать в комменты.

Итак, приступим:

Для решения поставленной задачи необходимо на тестовом компьютере в MS Outlook`e создать подпись нужного вида (только с изображением и без текстовой части), скопировать все содержимое папки %AppData%\Microsoft\Signatures в общедоступную сетевую папку и сконфигурировать несколько дополнительных параметров в ранее созданном объекте групповой политики.

Для начала, если мы внимательно посмотрим на рис.1, то заметим, что кроме самих файлов подписи, в папке Signatures есть ещё одна папка с названием <имя подписи>.files. Её нужно будет заново создать, а если точнее, то в данном примере уместнее будет действие Обновить. Для этого создаем в разделе Folders ещё один объект - папку, указываем для неё действие Update (Обновить) и соответствующий путь - %AppData%\Microsoft\Signatures\<имя подписи>.files.

Закончив настройку папок, перейдем в раздел Files. Здесь нужно создать нужное количество объектов - файлов, в настройках которых выбрать действие Update (Обновить), указать файл-источник в сетевом хранилище (созданном ранее) и указать путь, куда файл необходимо скопировать, см.рис.3.

clip_image003

Рис.3: Копирование файлов подписи при помощи Group Policy Preferences.

В результате, создание записей для всех файлов шаблонной подписи приведет к тому, что после применения групповой политики у пользователя появится ещё одна подпись, которую он сможет самостоятельно выбрать. А если учесть тот факт, что ранее все остальные его подписи мы уже удалили, то соответственно выбрать он сможет только одну подпись.

Примечание: К сожалению, мне не известно как установить новую подпись в качестве подписи для новых сообщений. Если у вас есть такая информация – пожалуйста поделитесь.

Справедливости ради, надо заметить, что шаблоны ADM/ADMX для MS Office 2010 содержат несколько политик по управлению подписями MS Outlook, но в основном их действия сводятся к отключению подписей как таковых и они не предоставляют возможностей установить какую-то  определенную подпись для использования в новых сообщениях.

Ограничения

Нужно понимать, что созданные таким образом локальные подписи применяются только к сообщениям, отправленным через Microsoft Outlook, это означает, что если пользователь будет отправлять почту через браузер при помощи Outlook Web App, или со своего коммуникатора через Exchange ActiveSync, то в этих случаях добавить логотип не получиться. Будет вставлена только информация, указанная в disclaimer`e.

Справедливости ради, нужно заметить, что штатным методом в Outlook Web App нельзя вставить изображение в подпись (рис.4).

clip_image004

Рис.4: Установка подписи для писем, отправляемых через Outlook Web App.

К сожалению, с Exchange ActiveSync в плане изображений в подписи, все тоже достаточно грустно. Для редактирования подписей на Windows Mobile 6.5 необходимо открыть Outlook – нажать кнопку MenuToolOptionsSignatures (рис.5) – далее выбрать нужную учетную запись и отредактировать текстовую часть подписи.

image

Рис.5: Редактирование подписей на Windows Mobile 6.5

Очевидно, что изображения здесь добавить тоже не получиться.

Заключение

Не могу не упомянуть тот факт, что безусловно, существует целый ряд утилит сторонних разработчиков, которые позволяют проделать те же самые действия, только с гораздо меньшими трудозатратами, но к сожалению все они являются платными и рассматривать их здесь я смысла не вижу. Уверен, что если грамотно сочетать функционал транспортных правил сервера Exchange 2010 и Group Policy Preferences, то можно добиться отличного результата.

10 комментариев:

zero55 комментирует...

Несколько старый способ, но все же на него стоит обратить внимание.
http://blog.wadmin.ru/2009/09/email-signature/

Единственный недостаток - нет проверки наличия установленного MS Office

Анонимный комментирует...

Подписи ставятся в ключе реестра [HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profiles\Outlook\9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676\00000002]
параметрами "New Signature" и "Reply-Forward Signature"

Алексей комментирует...

>Примечание: К сожалению, мне не известно как >установить новую подпись в качестве подписи для >новых сообщений. Если у вас есть такая >информация – пожалуйста поделитесь.

Через vbs скрипт это элементарно делается
пример кода:

Set objSelection = objDoc.Range()

objSignatureEntries.Add "NewLetterSignature", objSelection
objSignatureObject.NewMessageSignature = "NewLetterSignature"
objSignatureEntries.Add "ReplyForwardSignature", objSelection
objSignatureObject.ReplyMessageSignature = "ReplyForwardSignature"

Анонимный комментирует...

В OWA можно вставить рисунок, просто скопируйте открытый в браузере рисунок - пр. кл. копировать - вставить. В FF и хроме работает.

Анонимный комментирует...

кто сталкивался с такой проблемой - перестала подставляться подпись, при внесении изменений в AD. система win 7 x64, office 2010 x32, профиль перемещаемый.

Анонимный комментирует...

Руководство поставило задачу - сделать всем сотрудникам компании единый шаблон Out-of-Office.

Применил ко всем PS:
Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity -AutoReplyState Disabled -InternalMessage "Thank you for your message. I am out of the office [12-16 Nov 2012]. My access to the e-mail may be limited during this time. I will reply to your inquiry as quickly as possible. For urgent issues please contact [Name Lastname] [nlastname@oct-clinicaltrials.com] or call me [+7 921-123-4567]. Best regards, [Myname]." -ExternalMessage "Thank you for your message. I am out of the office [12-16 Nov 2012]. My access to the e-mail may be limited during this time. I will reply to your inquiry as quickly as possible. For urgent issues please contact [Name Lastname] [nlastname@oct-clinicaltrials.com] or call me [+7 921-123-4567]. Best regards, [Myname]."

Все было хорошо, пока некоторые сотрудники не стали менять шаблон полностью. Это конечно же не обрадовало руководство.

И теперь мне поставили следующую задачу:
Сделать шаблон частично нередактируемым т.е. сотрудники должны иметь возможность менять только дату отсутствия и только средствами Outlook изменять текст OOO сотрудникам нельзя. Как это сделать без развертывания дополнительного приложения, не понимаю. Может у кого-нибудь есть идеи. Подскажите, пожалуйста, "куда копать" :)

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

Сомневаюсь, что это реализуемо на базе Exch`a...

Виктор комментирует...

как создать такое правило вне офиса, отпуск ( автоответчик)

Антон Л. комментирует...

Здесь написано как установить новую подпись в качестве подписи для отправки сообщений.
www.howto-outlook.com/how...tesignatures.htm

Антон Л. комментирует...

Здесь написано как установить новую подпись в качестве подписи для отправки сообщений.

http://www.howto-outlook.com/howto/corporatesignatures.htm

Отправить комментарий