понедельник, 24 января 2011 г.

Бронирование ресурсов организации при помощи Exchange 2010 и MS Outlook 2010

clip_image002Вопрос бронирования общедоступных ресурсов встает пожалуй перед любой организацией с того момента как у неё появляются эти самые общедоступные ресурсы. Действительно, если у вас работают больше 15 человек, и есть хотя бы одна переговорная с одним проектором, то будет очень удобно заранее её забронировать, иначе может получиться так, что придет клиент, а поговорить вам с ним будет негде. А если плюсом к этому ещё появляются несколько автомобилей с водителями, которые возят сотрудников по городу, то тут совсем без предварительной записи на поездку уже никуда. Вот именно о реализации подобной задачи я и хотел бы поговорить в данной статье.

Функционал бронирования ресурсов организации, в его сегодняшнем виде, появился ещё в сервере Microsoft Exchange 2007. Реализована данная задумка была на базе двух новых типов почтовых ящиков – почтовый ящик места (Resource Mailbox) и почтовый ящик оборудования (Equipment Mailbox). Данные ящики отличаются от обычных пользовательских тем, что учетная запись Active Directory для них создается в отключенном состоянии и при этом сами объекты почтовых ящиков имеют расширенный набор параметров. В версии Microsoft Exchange 2010 подход к данному вопросу не изменился, но был несколько усовершенствован функционал. Далее я предлагаю раскрыть тему статьи именно на примере сервера Microsoft Exchange 2010 в связке с MS Outlook 2010.

Создание ресурсного ящика

Создаются ресурсные почтовые ящики также просто, как и обычные. При помощи графической консоли нужно перейдя в настройки получателейПочтовый ящикСоздать почтовый ящик… - выбрать Почтовый ящик места или Почтовый ящик оборудования.

clip_image004

Рис.1: Создание ресурсного почтового ящика через Exchange Management Console.

Далее просто следуя подсказкам мастера указать необходимые данные.

Аналогичное действие можно выполнить и при помощи командной консоли Exchange (EMS). Для почтового ящика места используется параметр Room, следующим образом:

New-Mailbox -Database "YourDB" -Name Room01 -OrganizationalUnit "Rooms" -DisplayName "Room1" -UserPrincipalName Room01@test.local –Room

А для почтового ящика оборудования - параметр -Equipment:

New-Mailbox -Database " YourDB" -Name Pjector01 -OrganizationalUnit "Equipment" -DisplayName " Pjector01" -UserPrincipalName Pjector01@test.local –Equipment

Примечание: Рекомендуется выделить для ресурсных почтовых ящиков отдельные Organizational Unit (OU) в Active Directory.

Список всех имеющихся ресурсных почтовых ящиков можно получить следующим образом (рис.3):

Get-Mailbox –Filter {(ResourceType –eq ‘Room’) -or (ResourceType –eq ‘Equipment’)} | FT Name, ResourceType

Если же мы теперь взглянем на свойства этих ящиков через графическую консоль управления Exchange (EMC), то заметим, что у них есть значительные отличия по сравнению с обычными почтовыми ящиками (рис.2).

2

Рис.2: Сравнение почтового свойств ящика ресурса и обычного почтового ящика.

Более детально разговор непосредственно про параметры почтовых ящиков мы продолжим в следующих статьях, а сейчас поговорим про функционал бронирования.

Использование MS Outlook 2010 для бронирования помещений

Что касается MS Outlook 2010, то по сравнению с 2007-й версией, процесс бронирования помещений и оборудования стал ещё проще. Разработчики добавили новую функцию – Room Finder, позволяющую буквально в пару кликов назначить собрание и зарезервировать под него свободную на данный момент переговорную комнату, при этом во время поиска помещения учитываются некоторые его свойства, например, вместимость и соответственно численность участников встречи.

Room Finder осуществляет выбор переговорных комнат из заранее заготовленных списков. Допустим, ваша организация занимает три этажа здания, и на каждом этаже есть по несколько переговорных. Логично будет объединить переговорные комнаты каждого этажа в свою собственную группу и осуществлять поиск уже именно по ней. Делается это следующим образом:

  • Создаем набор переговорных комнат, как показано выше;
  • Объединяем почтовые ящики помещений в список кабинетов, для этого создаем группу рассылки с параметром -RoomList: (рис.3)

New-DistributionGroup -Name "Floor 1" -Members Room01, Room02 -RoomList

  • Если у вас уже есть группа рассылки с переговорными, то её можно просто конвертировать в список кабинетов командой:

Set-DistributionGroup -Identity "Этаж 1" -RoomList

3

Рис.3: Получение списка ресурсных почтовых ящиков и объединение комнат в список кабинетов.

После того, как все настройки будут завершены, запускаем MS Outlook 2010, открываем календарь и запускаем мастер создания встречи (New Meeting). По умолчанию Room Finder уже открыт и все что вам остается – это сделать три выбора (рис.5):

  1. Выбираем список комнат (Floor 1);
  2. Выбираем время;
  3. Бронируем свободную комнату.

При этом поля в шапке назначения встречи будут заполнены автоматически.

clip_image010

Рис.5: Room Finder в MS Outlook 2010.

При следующем создании встречи Room Finder запомнит ранее сделанный вами выбор и будет сам предлагать вам прошлую переговорную.

Заключение

Описанных выше действий вполне достаточно для реализации функции бронирования общедоступных ресурсов организации в её стандартном виде. Если вам требуются какие-то специфические настройки или же вы просто хотите знать, как все это работает, то следующие статьи написаны именно для вас.

33 комментария:

Анонимный комментирует...

Все это прекрасно работало, да и продолжает работать в 2003 Exchange на базе общих папок - и переговорки и бронирование автомобилей. А теперь как "благо" преподносится)))

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

Ну да, примерно так и преподносится :)
Вообще общие папки - это штука хорошая, но и проблем с ними хватает, так что не зря Microsoft в будущих версиях сервера Exchange планирует отказаться от их поддержки.
Лично мое мнение - новый способ резервирования ресурсов на много проще с точки зрения пользователей и более гибок с точки зрения администратора. (дождитесь следующих статей цикла)

Анонимный комментирует...

Хорошая статья! Сделал все как Ты написал, на в Outlook 2010 при выборе списка помещений, не отображаются комнаты, в чем может быть дело?

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

Нужно указать ещё время, на которое Вы планируете собрание, тогда Room Finder покажет свободные комнаты.

Анонимный комментирует...

Время тоже указываю, все равно, с окне "Выберете свободное помещение:" написанно Нет.

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

В разделе справа, где вы выбираете время, мелким шрифтом написано сколько в данный момент доступно комнат. У вас там что стоит? 0?
У вас группа рассылки, которую вы потом конвертировали в список комнат точно содержит почтовые ящики?
Что будет, если добавить тестовый ящик (комнату) и включить в тот же список комнат? Она появиться в списке?

Анонимный комментирует...

В списке не появляется ни одна комната, тестовые ящики (комнаты) я создал, сделал все как у Вас по инструкции. Группу рассылки не конвертировал, а создал командой New-DistributionGroup -Name "Floor 1" -Members Room01, Room02 -RoomList
Помещения не отображаются. Могу выслать скриншот.

Анонимный комментирует...

Спасибо что уделяете время! )
ДА увидел, там где выбирается время указанно: "Свободное помещения: 3" Но В списке сверху они не показанны.

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

Очень странно... вышлите мне скриншот на электронку (адрес в профиле)

Анонимный комментирует...

Такая же байда. Сделал ящики, список рассылки с включёнными туда ящиками, и в окне "выберите свободное помещение" написано "нет".
Если нажать на кнопку "помещения" справа от поля "место", то там переговорные видны.

Andrey Sobolev комментирует...

У меня такая же ситуация, как у других комментаторов.
Exch 2010 SP1/Outlook 2010. Делаю встречу, в помещениях выбираю свой офис. В предлагаемых помещениях - пусто. Если в самой встрече нажать "Помещения" то в списке эта переговорка есть. ее можно добавить ко встрече. НО! Сразу после добавления она автоматически удаляется.
Я делал себя Делегатом - тогда время предлагает.
Что делать?

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

Коллеги, всвязи с тем, что предыдущий комментатор так со мной и не связался, предлагю ещё раз - давайте решим эту проблему в индивидуальном порядке, а потом результат выложим сюда. Пишите на электронку, либо в ICQ/MSN, будем разбираться.

Andrey Sobolev комментирует...
Этот комментарий был удален администратором блога.
Andrey Sobolev комментирует...

Для тех, кому интересен глюк.
Alex считает что это глюк Outlook 2010, так как Exchange настроен правильно.
Я записал скринкаст на ютубе. Буду постить обращение в тех поддержку и/или в группы social.microsoft.com
http://www.youtube.com/watch?v=EGbUvjoRGq8

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

Андрей, тут надо подробнее расписать ситуацию.
Когда у тебя в Outlook`e кроме учетки Exchange было ещё много разных учеток POP3, то такая проблема была. Как только мы создали новый чистый профиль Outlook с одной учеткой Exchange, то все чудесным образом заработало.
Вопрос - в чем отличия первого профиля от второго и как эти отличи влияют на работу календаря Outlook`a.

Andrey Sobolev комментирует...

http://social.technet.microsoft.com/Forums/ru-ru/msoclientru/thread/c2c766c9-2db4-427a-890d-0e5de6ceb9da

http://social.technet.microsoft.com/Forums/ru-RU/exchange2010ru/thread/d4771c4e-05ae-4eb4-9ab1-6ffb323f52fb

Темы на форумах. Если будет информация от техподдержки - выложу сюда

Andrey Sobolev комментирует...

Да, Алексей, я помню.
Я специально создал чистый профиль - и проблема осталась. В том то все и дело.
Могу ради эксперимента записать еще в чистой учетке, но это просто трата времени, поверь.

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

Не исключено, что у нас случайно в тот раз получилось заставить его работать правильно :)

Aleksandr комментирует...

Добавил 5 комнат/офисов, добавил их в один список комнат - "Офисы".
При попытке создать задачу в Outlook 2010 в пункте показать список комнат выбираю Офисы.
В пункте выберите свободное помещение - ничего нет.
В предлагаемые варианты времени идут время с разделением по часу и написано нет конфликтов.

Если выбрать помещение в пункте место - кнопка помещение, то оно появляется и сразу же исчезает и пишется что нет свободных помещений.... как побороть проблему?=)

asobolev комментирует...

Я ее так и не поборол.
Единственное что помогает - это выбирать свой календарь, календарь комнаты и в режиме "Расписание" делать встречу.

Да, поддержка MS говорит что проблема в сервере Exch2010, обращайтесь за помощью. У меня SA не куплен.

Кстати, через OWA все отлично работает. Наверное, OWA писали какие-то другие разработчики.

Анонимный комментирует...

Происходит это потому что в именах ящиков и группы есть русские символы.
В примере как раз все по английски названо, если присмотреться.
Не красиво получается как то, но факт

asobolev комментирует...

>>Происходит это потому что в именах ящиков и группы есть русские символы.
>>В примере как раз все по английски названо, если присмотреться.
Не красиво получается как то, но факт

Переименовал в AD группу и ящики мест.
Заработало.
Куда засылать баг-репорт????

Анонимный комментирует...

Господа, добрый день!

Я создавал всё как и у вас, пока не нашёл эту тему.
Взял создал всё даже цифрами, без букв - все равно не показываются помещения...
В графе "Предлагаемые варианты времени" написано что есть свободные помещения, а в выборке их - "НЕТ".
Так что я не думаю что дело тут в "русско-английской" проблеме

asobolev комментирует...

А сервер после создания перезагружали? Exch очень много кэширует и без перезапуска, ожидания 10-15 минут не стоит ставить диагноз

Анонимный комментирует...

Я второй день мучаюсь с этим, так что перегружался не раз, ковырялся в IIS, перезапускал OAB.
Сейчас удалил её и настраиваю заново, может поможет.

asobolev комментирует...

Microsoft way ;)

Анонимный комментирует...

Ну что, коллеги, я поборол проблему.
Все же она в какой то степени связана с русско-английской "войной"
1. Удалил и заново создал OAB.
2. В написании группы рассылки мест НЕЛЬЗЯ давать русские символы, ибо тогда точно не показываются комнаты, а вот комнаты можно называть по-русски.
3. Главное после каждого эксперимента обновлять вручную ГлобСпискАдрессов, тоесть нашу ОАБ на клиенте.
Пример.
Группа рассылки у меня называется Office.
Комнаты Переговорка ГД, ОРП и Тренинговый класс. Все проходит. Всё лежит в OU названной по русски в AD и далее к OU "Комнаты".
Тоесть загвоздка главная была в названии группы рассылки, я раньше называл её Центральный офис - и список помещений у меня не появлялся.

Спасибо за созданный вами блог!

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

Спасибо большое за то, что поделились опытом!

Fanta комментирует...

парни есть вопрос по списку помещений в ексч2010
у меня создан 1 список- All-room
но в аутлуке их почему то 2 щт
http://clip2net.com/s/1Ktg7
ВТФ ?
один нормально предлагает свободные залы а другой фиг там (

Viktor Ganeles комментирует...

Вопрос.
У нас сервер Exchange 2003, а клиенты Outlook 2003, 2007, 2010.
Надо сделать бронирование переговорную.
Создал отдельного пользователя под эту переговорную, дал юзерам права создавать события в календаре.
из под этого юзера поставил галку "автоматически принимать приглашения"

проблема в том, что если создавать собрание из Outlook 2003 и 2007 - то оно "автоматически принимается" этим пользователем. А если из 2010 - то нет.
Что посоветуете?

PS так как Exch 2003 - то переговоная у меня обычный пользователь, а room finder-а в outlook 2010 нет вовсе. видимо прячется автоматически.
в outlook 2007 есть, но толку нет.
Тем не менее ресурсы бронируются успешно, о чём аутлук 2007 мне рапортует.

а из 2010 - никакой реакции.
можно завставить юзеров 2010 аутлука руками создавать дополнительное событие в подключённом календаре юзера "переговорная", но как-то это не удобно.

Анонимный комментирует...

А вот такой маленький вопрос?
Мы раньше пользовались общими папками(тип Календарь) для бронирования переговорных. Все могли его видеть и посылать "ручной" запрос секретарю с просьбой забронировать. Сейчас потребовали сделать в виде ресурсных ящиков, но тогда каждый, чтобы посмотреть что твориться с переговорной, должен себе подключить календарь данного ресурса, а можно ящик ресурса - синхронизировать с общей папкой типа "календарь".

Владимир Пешков комментирует...

Есть почтовый ящик оборудования с делегатами. В Автоматическом утверждении - Выберете получателей и пустой список, запросы которые дложны быть подтвержджены делегатом - "Все пользователи". При добавлении в состов участников этого пользователя делегатам не приходят уведомления. Подскажите где посмотреть.

Жора Ext комментирует...

Спасибо! Все делал по Вашей статье и все прекрасно работало, пока не перевели время на 1 час назад. Все обновления MS по обновлению времени (Exch 2013 не перегружал) установлены, у всех правильное время и TZ Москва +3 часа. Теперь создаю встречу с 10:00 до 11:00 и приглашаю участников. У всех в календарях правильное время, а в календаре помещения со сдвигом 1 час. с 9:00 до 10:00 !!!! В чем проблема и куда рыть?!!! Версия Exchange 2013 Build 712.24 (CU2).

Отправить комментарий