понедельник, 24 января 2011 г.

Бронирование ресурсов организации при помощи Exchange 2010 и MS Outlook 2010

clip_image002Вопрос бронирования общедоступных ресурсов встает пожалуй перед любой организацией с того момента как у неё появляются эти самые общедоступные ресурсы. Действительно, если у вас работают больше 15 человек, и есть хотя бы одна переговорная с одним проектором, то будет очень удобно заранее её забронировать, иначе может получиться так, что придет клиент, а поговорить вам с ним будет негде. А если плюсом к этому ещё появляются несколько автомобилей с водителями, которые возят сотрудников по городу, то тут совсем без предварительной записи на поездку уже никуда. Вот именно о реализации подобной задачи я и хотел бы поговорить в данной статье.

Функционал бронирования ресурсов организации, в его сегодняшнем виде, появился ещё в сервере Microsoft Exchange 2007. Реализована данная задумка была на базе двух новых типов почтовых ящиков – почтовый ящик места (Resource Mailbox) и почтовый ящик оборудования (Equipment Mailbox). Данные ящики отличаются от обычных пользовательских тем, что учетная запись Active Directory для них создается в отключенном состоянии и при этом сами объекты почтовых ящиков имеют расширенный набор параметров. В версии Microsoft Exchange 2010 подход к данному вопросу не изменился, но был несколько усовершенствован функционал. Далее я предлагаю раскрыть тему статьи именно на примере сервера Microsoft Exchange 2010 в связке с MS Outlook 2010.

Создание ресурсного ящика

Создаются ресурсные почтовые ящики также просто, как и обычные. При помощи графической консоли нужно перейдя в настройки получателейПочтовый ящикСоздать почтовый ящик… - выбрать Почтовый ящик места или Почтовый ящик оборудования.

clip_image004

Рис.1: Создание ресурсного почтового ящика через Exchange Management Console.

Далее просто следуя подсказкам мастера указать необходимые данные.

Аналогичное действие можно выполнить и при помощи командной консоли Exchange (EMS). Для почтового ящика места используется параметр Room, следующим образом:

New-Mailbox -Database "YourDB" -Name Room01 -OrganizationalUnit "Rooms" -DisplayName "Room1" -UserPrincipalName Room01@test.local –Room

А для почтового ящика оборудования - параметр -Equipment:

New-Mailbox -Database " YourDB" -Name Pjector01 -OrganizationalUnit "Equipment" -DisplayName " Pjector01" -UserPrincipalName Pjector01@test.local –Equipment

Примечание: Рекомендуется выделить для ресурсных почтовых ящиков отдельные Organizational Unit (OU) в Active Directory.

Список всех имеющихся ресурсных почтовых ящиков можно получить следующим образом (рис.3):

Get-Mailbox –Filter {(ResourceType –eq ‘Room’) -or (ResourceType –eq ‘Equipment’)} | FT Name, ResourceType

Если же мы теперь взглянем на свойства этих ящиков через графическую консоль управления Exchange (EMC), то заметим, что у них есть значительные отличия по сравнению с обычными почтовыми ящиками (рис.2).

2

Рис.2: Сравнение почтового свойств ящика ресурса и обычного почтового ящика.

Более детально разговор непосредственно про параметры почтовых ящиков мы продолжим в следующих статьях, а сейчас поговорим про функционал бронирования.

Использование MS Outlook 2010 для бронирования помещений

Что касается MS Outlook 2010, то по сравнению с 2007-й версией, процесс бронирования помещений и оборудования стал ещё проще. Разработчики добавили новую функцию – Room Finder, позволяющую буквально в пару кликов назначить собрание и зарезервировать под него свободную на данный момент переговорную комнату, при этом во время поиска помещения учитываются некоторые его свойства, например, вместимость и соответственно численность участников встречи.

Room Finder осуществляет выбор переговорных комнат из заранее заготовленных списков. Допустим, ваша организация занимает три этажа здания, и на каждом этаже есть по несколько переговорных. Логично будет объединить переговорные комнаты каждого этажа в свою собственную группу и осуществлять поиск уже именно по ней. Делается это следующим образом:

  • Создаем набор переговорных комнат, как показано выше;
  • Объединяем почтовые ящики помещений в список кабинетов, для этого создаем группу рассылки с параметром -RoomList: (рис.3)

New-DistributionGroup -Name "Floor 1" -Members Room01, Room02 -RoomList

  • Если у вас уже есть группа рассылки с переговорными, то её можно просто конвертировать в список кабинетов командой:

Set-DistributionGroup -Identity "Этаж 1" -RoomList

3

Рис.3: Получение списка ресурсных почтовых ящиков и объединение комнат в список кабинетов.

После того, как все настройки будут завершены, запускаем MS Outlook 2010, открываем календарь и запускаем мастер создания встречи (New Meeting). По умолчанию Room Finder уже открыт и все что вам остается – это сделать три выбора (рис.5):

  1. Выбираем список комнат (Floor 1);
  2. Выбираем время;
  3. Бронируем свободную комнату.

При этом поля в шапке назначения встречи будут заполнены автоматически.

clip_image010

Рис.5: Room Finder в MS Outlook 2010.

При следующем создании встречи Room Finder запомнит ранее сделанный вами выбор и будет сам предлагать вам прошлую переговорную.

Заключение

Описанных выше действий вполне достаточно для реализации функции бронирования общедоступных ресурсов организации в её стандартном виде. Если вам требуются какие-то специфические настройки или же вы просто хотите знать, как все это работает, то следующие статьи написаны именно для вас.

41 комментарий:

Анонимный комментирует...

Все это прекрасно работало, да и продолжает работать в 2003 Exchange на базе общих папок - и переговорки и бронирование автомобилей. А теперь как "благо" преподносится)))

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

Ну да, примерно так и преподносится :)
Вообще общие папки - это штука хорошая, но и проблем с ними хватает, так что не зря Microsoft в будущих версиях сервера Exchange планирует отказаться от их поддержки.
Лично мое мнение - новый способ резервирования ресурсов на много проще с точки зрения пользователей и более гибок с точки зрения администратора. (дождитесь следующих статей цикла)

Анонимный комментирует...

Хорошая статья! Сделал все как Ты написал, на в Outlook 2010 при выборе списка помещений, не отображаются комнаты, в чем может быть дело?

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

Нужно указать ещё время, на которое Вы планируете собрание, тогда Room Finder покажет свободные комнаты.

Анонимный комментирует...

Время тоже указываю, все равно, с окне "Выберете свободное помещение:" написанно Нет.

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

В разделе справа, где вы выбираете время, мелким шрифтом написано сколько в данный момент доступно комнат. У вас там что стоит? 0?
У вас группа рассылки, которую вы потом конвертировали в список комнат точно содержит почтовые ящики?
Что будет, если добавить тестовый ящик (комнату) и включить в тот же список комнат? Она появиться в списке?

Анонимный комментирует...

В списке не появляется ни одна комната, тестовые ящики (комнаты) я создал, сделал все как у Вас по инструкции. Группу рассылки не конвертировал, а создал командой New-DistributionGroup -Name "Floor 1" -Members Room01, Room02 -RoomList
Помещения не отображаются. Могу выслать скриншот.

Анонимный комментирует...

Спасибо что уделяете время! )
ДА увидел, там где выбирается время указанно: "Свободное помещения: 3" Но В списке сверху они не показанны.

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

Очень странно... вышлите мне скриншот на электронку (адрес в профиле)

Анонимный комментирует...

Такая же байда. Сделал ящики, список рассылки с включёнными туда ящиками, и в окне "выберите свободное помещение" написано "нет".
Если нажать на кнопку "помещения" справа от поля "место", то там переговорные видны.

asobolev комментирует...

У меня такая же ситуация, как у других комментаторов.
Exch 2010 SP1/Outlook 2010. Делаю встречу, в помещениях выбираю свой офис. В предлагаемых помещениях - пусто. Если в самой встрече нажать "Помещения" то в списке эта переговорка есть. ее можно добавить ко встрече. НО! Сразу после добавления она автоматически удаляется.
Я делал себя Делегатом - тогда время предлагает.
Что делать?

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

Коллеги, всвязи с тем, что предыдущий комментатор так со мной и не связался, предлагю ещё раз - давайте решим эту проблему в индивидуальном порядке, а потом результат выложим сюда. Пишите на электронку, либо в ICQ/MSN, будем разбираться.

asobolev комментирует...
Этот комментарий был удален администратором блога.
asobolev комментирует...

Для тех, кому интересен глюк.
Alex считает что это глюк Outlook 2010, так как Exchange настроен правильно.
Я записал скринкаст на ютубе. Буду постить обращение в тех поддержку и/или в группы social.microsoft.com
http://www.youtube.com/watch?v=EGbUvjoRGq8

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

Андрей, тут надо подробнее расписать ситуацию.
Когда у тебя в Outlook`e кроме учетки Exchange было ещё много разных учеток POP3, то такая проблема была. Как только мы создали новый чистый профиль Outlook с одной учеткой Exchange, то все чудесным образом заработало.
Вопрос - в чем отличия первого профиля от второго и как эти отличи влияют на работу календаря Outlook`a.

asobolev комментирует...

http://social.technet.microsoft.com/Forums/ru-ru/msoclientru/thread/c2c766c9-2db4-427a-890d-0e5de6ceb9da

http://social.technet.microsoft.com/Forums/ru-RU/exchange2010ru/thread/d4771c4e-05ae-4eb4-9ab1-6ffb323f52fb

Темы на форумах. Если будет информация от техподдержки - выложу сюда

asobolev комментирует...

Да, Алексей, я помню.
Я специально создал чистый профиль - и проблема осталась. В том то все и дело.
Могу ради эксперимента записать еще в чистой учетке, но это просто трата времени, поверь.

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

Не исключено, что у нас случайно в тот раз получилось заставить его работать правильно :)

Aleksandr комментирует...

Добавил 5 комнат/офисов, добавил их в один список комнат - "Офисы".
При попытке создать задачу в Outlook 2010 в пункте показать список комнат выбираю Офисы.
В пункте выберите свободное помещение - ничего нет.
В предлагаемые варианты времени идут время с разделением по часу и написано нет конфликтов.

Если выбрать помещение в пункте место - кнопка помещение, то оно появляется и сразу же исчезает и пишется что нет свободных помещений.... как побороть проблему?=)

asobolev комментирует...

Я ее так и не поборол.
Единственное что помогает - это выбирать свой календарь, календарь комнаты и в режиме "Расписание" делать встречу.

Да, поддержка MS говорит что проблема в сервере Exch2010, обращайтесь за помощью. У меня SA не куплен.

Кстати, через OWA все отлично работает. Наверное, OWA писали какие-то другие разработчики.

Анонимный комментирует...

Происходит это потому что в именах ящиков и группы есть русские символы.
В примере как раз все по английски названо, если присмотреться.
Не красиво получается как то, но факт

asobolev комментирует...

>>Происходит это потому что в именах ящиков и группы есть русские символы.
>>В примере как раз все по английски названо, если присмотреться.
Не красиво получается как то, но факт

Переименовал в AD группу и ящики мест.
Заработало.
Куда засылать баг-репорт????

Анонимный комментирует...

Господа, добрый день!

Я создавал всё как и у вас, пока не нашёл эту тему.
Взял создал всё даже цифрами, без букв - все равно не показываются помещения...
В графе "Предлагаемые варианты времени" написано что есть свободные помещения, а в выборке их - "НЕТ".
Так что я не думаю что дело тут в "русско-английской" проблеме

asobolev комментирует...

А сервер после создания перезагружали? Exch очень много кэширует и без перезапуска, ожидания 10-15 минут не стоит ставить диагноз

Анонимный комментирует...

Я второй день мучаюсь с этим, так что перегружался не раз, ковырялся в IIS, перезапускал OAB.
Сейчас удалил её и настраиваю заново, может поможет.

asobolev комментирует...

Microsoft way ;)

Анонимный комментирует...

Ну что, коллеги, я поборол проблему.
Все же она в какой то степени связана с русско-английской "войной"
1. Удалил и заново создал OAB.
2. В написании группы рассылки мест НЕЛЬЗЯ давать русские символы, ибо тогда точно не показываются комнаты, а вот комнаты можно называть по-русски.
3. Главное после каждого эксперимента обновлять вручную ГлобСпискАдрессов, тоесть нашу ОАБ на клиенте.
Пример.
Группа рассылки у меня называется Office.
Комнаты Переговорка ГД, ОРП и Тренинговый класс. Все проходит. Всё лежит в OU названной по русски в AD и далее к OU "Комнаты".
Тоесть загвоздка главная была в названии группы рассылки, я раньше называл её Центральный офис - и список помещений у меня не появлялся.

Спасибо за созданный вами блог!

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

Спасибо большое за то, что поделились опытом!

Fanta комментирует...

парни есть вопрос по списку помещений в ексч2010
у меня создан 1 список- All-room
но в аутлуке их почему то 2 щт
http://clip2net.com/s/1Ktg7
ВТФ ?
один нормально предлагает свободные залы а другой фиг там (

Viktor Ganeles комментирует...

Вопрос.
У нас сервер Exchange 2003, а клиенты Outlook 2003, 2007, 2010.
Надо сделать бронирование переговорную.
Создал отдельного пользователя под эту переговорную, дал юзерам права создавать события в календаре.
из под этого юзера поставил галку "автоматически принимать приглашения"

проблема в том, что если создавать собрание из Outlook 2003 и 2007 - то оно "автоматически принимается" этим пользователем. А если из 2010 - то нет.
Что посоветуете?

PS так как Exch 2003 - то переговоная у меня обычный пользователь, а room finder-а в outlook 2010 нет вовсе. видимо прячется автоматически.
в outlook 2007 есть, но толку нет.
Тем не менее ресурсы бронируются успешно, о чём аутлук 2007 мне рапортует.

а из 2010 - никакой реакции.
можно завставить юзеров 2010 аутлука руками создавать дополнительное событие в подключённом календаре юзера "переговорная", но как-то это не удобно.

Анонимный комментирует...

А вот такой маленький вопрос?
Мы раньше пользовались общими папками(тип Календарь) для бронирования переговорных. Все могли его видеть и посылать "ручной" запрос секретарю с просьбой забронировать. Сейчас потребовали сделать в виде ресурсных ящиков, но тогда каждый, чтобы посмотреть что твориться с переговорной, должен себе подключить календарь данного ресурса, а можно ящик ресурса - синхронизировать с общей папкой типа "календарь".

Unknown комментирует...

Есть почтовый ящик оборудования с делегатами. В Автоматическом утверждении - Выберете получателей и пустой список, запросы которые дложны быть подтвержджены делегатом - "Все пользователи". При добавлении в состов участников этого пользователя делегатам не приходят уведомления. Подскажите где посмотреть.

Unknown комментирует...

Спасибо! Все делал по Вашей статье и все прекрасно работало, пока не перевели время на 1 час назад. Все обновления MS по обновлению времени (Exch 2013 не перегружал) установлены, у всех правильное время и TZ Москва +3 часа. Теперь создаю встречу с 10:00 до 11:00 и приглашаю участников. У всех в календарях правильное время, а в календаре помещения со сдвигом 1 час. с 9:00 до 10:00 !!!! В чем проблема и куда рыть?!!! Версия Exchange 2013 Build 712.24 (CU2).

Unknown комментирует...

Добрый день!
Все сделал, все работает, но при бронирование пользователи видят что помещение занято, а как сделать чтобы все пользователи видели кем занято?
Add-MailboxfolderPermission -Identity peregovornay7:\Календарь -user lunin -accessrights Correspondent
знаю есть такая команда, но это на конкретного пользователя, а как сделать всем пользователям домена?

Unknown комментирует...

вот так
Add-MailboxFolderPermission -Identity User1:\Calendar -AccessRights Reviewer -User "Default"
или так
Add-MailboxFolderPermission -Identity User1:\Calendar -AccessRights Reviewer -User "Anonymous"

Unknown комментирует...

Спасибо, но появилась другая проблема, при вводе данной команды возникает сообщение:
Обнаружена существующая запись разрешения для пользователя: По умолчанию.
+ CategoryInfo : NotSpecified: (0:Int32) [Add-MailboxFolderPermission], UserAlreadyExis...nEntryException
+ FullyQualifiedErrorId : 65C5C032,Microsoft.Exchange.Management.StoreTasks.AddMailboxFolderPermission
При попытке удалить данную запись пишется:
Не удалось удалить разрешения по умолчанию или анонимные разрешения.
+ CategoryInfo : NotSpecified: (0:Int32) [Remove-MailboxFolderPermission], CannotRemoveSpecialUserException
+ FullyQualifiedErrorId : 62F8B6EC,Microsoft.Exchange.Management.StoreTasks.RemoveMailboxFolderPermission
Подскажите как же все же изменить данные права?

Unknown комментирует...

Спасибо, вопрос сам решил:
Set-MailboxFolderPermission -Identity peregovornaya7:\Календарь -AccessRights Contributor -User "Default"

George комментирует...

Алексей, добрый день.
У нас в организации используются ресурсные ящики автомобилей. Все было нормально, пока не появилась потребность дать доступ к календарям водителям. У них , конечно же, только мобильники. Сделали для них учетки, подключили, но мобильные клиенты имеют доступ только к "своим" календарям :(, Из вариантов или доступ через OWA, или, кроме автомобилей приглашать еще и водителей. И то и другое - "криво". Может быть мы упустили кл очевидное решение? Не подскажите ?

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

Можно настроить Forward Meeting request`ов в ящики водителей. Либо сделать их делегатами для этих ресурсов.

George комментирует...

Алексей, большое спасибо за ответ.
Про делегатов была мысль, но руководство не хочет давать водителям права на ящики автомобилей. А что вы имеете в виду под Forward Meeting?
Настройку пересылки в свойствах ящика ?

Алексей Богомолов (Alexx) комментирует...

Можно через настройки ящика - https://technet.microsoft.com/en-us/library/bb124255(v=exchg.141).aspx - Mail Flow Settings -> Forward to

Отправить комментарий